/
Tuyển dụng Chuyên viên Quản lý hệ thống kiêm Văn thư
Đã đăng vào ngày 08/05/2026
| Mô Tả công việc | |||||||||
| Báo cáo | : | – Cấp QL trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính & Quản lý hệ thống – Cấp QL gián tiếp: Tổng Giám đốc |
|||||||
| Quan hệ công việc | : | – Với các Bộ phận thuộc Công ty: Tất cả các phòng ban, phân xưởng – Với các tổ chức/ cá nhân bên ngoài: |
|||||||
| CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC | |||||||||
| Chức năng | Nhiệm vụ | Kết quả cần đạt được | Tần suất | ||||||
| I. Công tác Quản lý hệ thổng | |||||||||
| 1. Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động quản lý hệ thống | – Đề xuất và triển khai kế hoạch duy trì, cải tiến hoạt động quản lý hệ thống của Công ty. – Soạn thảo và hướng dẫn các phòng ban soạn thảo các tài liệu Hệ thống quản lý liên quan. – Rà soát thường xuyên hệ thống các quy trình quản lý chất lượng, quy chế của Công ty đảm bảo kịp thời có hướng tham mưu, đề xuất, điều chỉnh cải tiến, sửa đổi phù hợp thực tế. – Theo dõi việc thực hiện theo các tài liệu hệ thống của các đơn vị. – Tổ chức kiểm tra, đánh giá sự tuân thủ hệ thống quản lý theo kế hoạch và báo cáo kết quả. – Phối hợp cfng Ban ISO thực hiện các công tác đánh giá, điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng. – Theo dõi và cập nhật tình trạng chứng nhận để xây dựng và đề xuất kế hoạch triển khai. Phối hợp với các bộ phân liên quan thực hiện các công việc đến chứng nhận, tái chứng nhận các tiêu chuẩn cho Công ty. |
Đảm bảo tính chính xác, theo sát, kịp thời | Hàng ngày Định kỳ Khi có phát sinh |
||||||
| 2. Quản lý thông tin cổ đông | – Quản lý sổ đăng ký cổ đông và cập nhật thông tin kịp thời; – Theo dõi tỷ lệ sở hữu, chuyển nhượng, phát hành mới; – Thực hiện công tác chi trả cổ tức, Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần cho cổ đông |
Đảm bảo tính chính xác, theo sát, kịp thời | Khi có phát sinh | ||||||
| 3. Triển khai công tác chào giá cạnh trạnh bán phế liệu | – Thực hiện các thủ tục, hồ sơ liên quan đến chào giá cạnh tranh phế liệu, thanh lý hợp đồng nguyên tắc; – Tổng hợp cập nhật số liệu đề nghị bán, điều phối công tác cân bán. |
Đảm bảo tính chính xác, theo sát, kịp thời | Khi có phát sinh | ||||||
| 3. Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đào tạo nghiệp vụ, phổ biến hệ thống quản lý đang áp dụng tại công ty | – Phối hợp với đơn vị liên quan lên kế hoạch cho việc đào tạo hệ thống chính sách đang áp dụng cho CBCNV trong Công ty; – Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các buổi đào tạo hệ thống Quy định, quy trình, quy chế,… |
Có kế hoạch đào tạo và thực hiện theo đúng kế hoạch được phê duyệt; | Khi có phát sinh | ||||||
| II. Công tác văn thư lưu trữ | |||||||||
| 1. Thực hiện quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu; tổ chức việc thống kê lưu trữ các tài liệu, số liệu đầy đủ, chính xác, đúng yêu cầu của nghiệp vụ công tác văn thư; | – Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty; – Sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ theo đúng quy trình của công ty một cách gọn gàng, khoa học; – Phân loại, hệ thống hóa, tạo danh mục hồ sơ và các công việc liên quan đến lữu trữ; |
Hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực quản lý được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, dễ lấy, dễ tìm kiếm | Hàng ngày | ||||||
| 2.Thực hiện các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư tại công ty; | – Tiếp nhận và xử lý văn bản đến, văn bản đi và tờ trình nội bộ của công ty theo đúng quy trình; – Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị đến khi hoàn tất và báo cáo Trưởng phòng; – Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định |
Công tác văn thư của công ty được thực hiện đúng quy trình | Hàng ngày | ||||||
| 3. Quản lý, sử dụng con dấu | – Đảm bảo việc quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của Pháp luật; – Cập nhật, theo dõi hoạt động đóng dấu vào sổ/file mềm. |
Đảm bảo tính bảo mật, đúng quy định của Nhà nước, Công ty. | Hàng ngày | ||||||
| III. Thực hiện các công việc khác theo phân công của Lãnh đạo Phòng. | Các nhiệm vụ khác được phân công phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo vị trí công việc được giao. | Đạt số lượng, chất lượng & tiến độ theo yêu cầu của vị trí công việc đảm nhiệm. | Khi phát sinh | ||||||
| TIÊU CHUẨN CHỨC DANH | |||||||||
| Trình độ | : | Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành Hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Luật, Quản trị… | |||||||
| Kinh nghiệm | : | Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên đã làm tại công ty sản xuất / công ty có quy mô > 500 nhân sự | |||||||
| Kiến thức, năng lực | : | – Am hiểu các Luật có liên quan đến hoạt động của công ty; – Hiểu biết cơ bản về pháp lý doanh nghiệp, công tác cổ đông |
|||||||
| Kỹ năng | : | – Có kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo, lập phương án giải quyết vấn đề; – Chủ động, chịu được áp lực công việc. – Khả năng tổng hợp, phân tích tốt. – Thành thạo Word, Excel (quản lý số liệu, hồ sơ) – Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý hồ sơ tốt – Cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin cao |
|||||||
| Thái độ | : | – Khẩn trương, quyết liệt, chủ động trong mọi hoạt động, không né tránh, ỷ lại. – Làm việc với tinh thần dịch vụ cao, giải quyết nhanh, thỏa đáng các vấn đề phát sinh. – Thực hiện công việc một cách trung thực, cẩn trọng vì lợi ích của Công ty. – Tạo dựng uy tín cá nhân, được đồng nghiệp và khách hàng tin tưởng. – Không ngừng vun đắp, lan tỏa các giá trị văn hóa tốt đẹp của Công ty. |
|||||||
| THÔNG TIN KHÁC | |||||||||
| Quyền lợi | Mức lương: 12 – 15 triệu/tháng (deal trực tiếp khi phỏng vấn) | ||||||||
| Thưởng lễ, Tết | |||||||||
| 12 phép / năm | |||||||||
| Đóng BHXH, BHYT, BHTN, phép năm đầy đủ theo luật định. | |||||||||
| Phụ cấp, công tác phí | |||||||||
| Chăm sóc sức khỏe | |||||||||
| Địa điểm làm việc | Hà Nội | ||||||||
| Thời gian làm việc | Từ thứ 2 đến thứ 7 (Sáng từ 7h30 – 11h30; Chiều từ 12h30 – 16h30) | ||||||||
Hợp tác cùng Vinawind
Hãy để bước đi đầu tiên trong sự nghiệp tương lai của bạn bắt đầu tại Vinawind.
Chúng tôi rất mong chờ được đồng hành cùng bạn!
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ THỐNG NHẤT
Thong nhat Electromechanical Joint Stock Company.
Năm thành lập: 1965
